Pedidos de pareceres à Jurídica passarão a ser exclusivamente digitais

Pedidos de pareceres à Jurídica passarão a ser exclusivamente digitais

09h42 - 16/05/2018

Marisa, Florence e Gianna: desenvolvimento do sistema envolveu trabalho conjunto da Jurídica e da Informática. 

Vencedor do Prêmio Eureka em 2016, o projeto Juris Digital, da Diretoria Jurídica, já vem sendo empregado por diversas áreas da empresa desde janeiro deste ano. O sistema permite a tramitação de solicitações à Diretoria Jurídica exclusivamente por meio digital. A novidade é que, a partir do dia 15 de junho, o Juris Digital será a única forma de encaminhar esses documentos.

Apesar de nem todos estarem usando o novo sistema, já são mais de 200 solicitações tramitadas pelo Juris Digital desde janeiro deste ano. As solicitações são divididas em Procurações; Instrumentos Jurídicos em Geral (contratos, convênios e seus desdobramentos, como aditamentos e termos de encerramento); e Manifestações Jurídicas.

Conforme o assunto, a solicitação é direcionada ao departamento responsável (Licitações e Contratos, Trabalhista e Tributário, Patrimônio Imobiliário, Direito Ambiental) e o expediente é distribuído automaticamente, permitindo ao solicitante o acompanhamento do trâmite do pedido.

“Antes, o documento era distribuído por meio físico. Agora, circula digitalmente”, explica Florence Serpa Antoniuk Paganini, do Departamento de Licitações e Contratos (JDC.JD). “Após análise, o parecer jurídico é anexado em arquivo Word com assinatura eletrônica, que tem valor jurídico. Em seguida, a documentação recebe as assinaturas e aprovações da gerência e da diretoria, também eletrônicas, com apenas um click”.

A aprovação dispara logo em seguida uma mensagem para o solicitante, que já pode acessar o parecer emitido pela Jurídica. Além de economizar por conta da eliminação dos gastos de impressão, o sistema também reduz o tempo de tramitação (como a Diretoria Jurídica está parte em Curitiba e parte em Foz do Iguaçu, muitas vezes os documentos tinham que tramitar por malote), e também facilita a aprovação, que pode ser feita remotamente, por celular. 

“Outra vantagem é que não há mais necessidade de um arquivo físico para armazenar todo esse material. Agora está tudo em um banco de dados único. E o tempo que se perdia para digitalizar todos esses documentos agora pode ser utilizado para outras atividades, aumentando a produtividade da equipe”, completa Gianna Carla Loss Garcia, gerente do Departamento de Licitações e Contratos.


Tela incicial do Juris Digital. Acesso se dá pela intranet, na área da Diretoria Jurídica. 

Essa é a primeira fase do projeto, que envolve a circulação interna das solicitações à Diretoria Jurídica. O sistema foi desenvolvido a partir da customização do software jurídico Benner, já utilizado pela área. "Então foi desenvolvido um portal para acessar os diferentes módulos do sistema, fazer as solicitações e o gerenciamento delas, num trabalho em conjunto da equipe da Itaipu com a do fornecedor", afirma Marisa Neumann Gusso Guras, da Divisão de Sistemas (SID1.GG)

A segunda fase, em desenvolvimento, irá incluir a assinatura de instrumentos jurídicos (Contratos e Convênios) com certificação digital. “O sistema que usamos já tem validade jurídica, em razão de uma série de medidas tomadas que garantem a segurança, a integridade e a autenticidade dos documentos. Com o uso da certificação digital,  essas características já estarão presumidas por disposição legal”, completou Florence. 

Para acessar o Juris Digital, clique aqui.

Confira o vídeo abaixo ou veja no Itaitube

 

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